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构建一体化的全生命周期质量控制文件

深圳市共进电子股份有限公司是一家集专业产品、研发、生产、销售于一体的高新技术企业。公司成立于1998年,作为首批国家高新技术企业,共进电子专业从事宽带接入终端、无线通信设备、光通信设备等产品的研发、生产、销售和服务。

【面临问题】

1、体系部门使用传统的BPM流程管理系统管理体系文件,因为会涉及到数据安全(文件预览落地,水印,电子签章等),BPM流程管理系统权限失控,数据版本管理混乱,缺乏统一的文件信息化平台。

2、体系部门与档案部门涉及到文件发行与审批不方便 ,文档分享安全和操作记录无法追溯,文档查找过程繁琐困难,审批不灵活效率低,ISO体系文件存储,归档,销毁以及知识的传承全生命周期管理不规范。

3、旗下子公司分散在越南,太仓等地并且每个子公司都是独立管理,导致跨公司跨部门之间体系文件,财务文件,以及客户资料等文件,总公司无法集中统一管理,内外协同分享文件不方便,导致重要文件外泄。

【解决方案】

采用了Kabala体系文控管理系统。将几个子公司的文件在体系系统内独立管理的模式。用户在系统内只能查看和使用自己子公司的文件,而管理员或者指定人员可以查看全集团的文件而在文件审批的时候会根据文件所在工厂系统自动获取对应工厂的审批人。

【项目价值】
解决了企业文件集中存储,保护文件不外泄,权限管理设置使文件协同之间分享安全和操作记录有法追溯,文档查找过程便捷,流程审批智能化,自动化,系统化,提高了工作效率,形成了一个良好的体系文件全生命周期循环。

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深圳市共进电子股份有限公司是一家集专业产品、研发、生产、销售于一体的高新技术企业。公司成立于1998年,作为首批国家高新技术企业,共进电子专业从事宽带接入终端、无线通信设备、光通信设备等产品的研发、生产、销售和服务。

【面临问题】

1、体系部门使用传统的BPM流程管理系统管理体系文件,因为会涉及到数据安全(文件预览落地,水印,电子签章等),BPM流程管理系统权限失控,数据版本管理混乱,缺乏统一的文件信息化平台。

2、体系部门与档案部门涉及到文件发行与审批不方便 ,文档分享安全和操作记录无法追溯,文档查找过程繁琐困难,审批不灵活效率低,ISO体系文件存储,归档,销毁以及知识的传承全生命周期管理不规范。

3、旗下子公司分散在越南,太仓等地并且每个子公司都是独立管理,导致跨公司跨部门之间体系文件,财务文件,以及客户资料等文件,总公司无法集中统一管理,内外协同分享文件不方便,导致重要文件外泄。

【解决方案】

采用了Kabala体系文控管理系统。将几个子公司的文件在体系系统内独立管理的模式。用户在系统内只能查看和使用自己子公司的文件,而管理员或者指定人员可以查看全集团的文件而在文件审批的时候会根据文件所在工厂系统自动获取对应工厂的审批人。

【项目价值】
解决了企业文件集中存储,保护文件不外泄,权限管理设置使文件协同之间分享安全和操作记录有法追溯,文档查找过程便捷,流程审批智能化,自动化,系统化,提高了工作效率,形成了一个良好的体系文件全生命周期循环。