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制造业体系文件，你会管理了嘛？

开始云 2022-11-19 10:00 发表

众所周知，制造类企业管理文档文件种类繁多，且杂乱，类别大致有：质量体系文档资源文件、能源体系文档、安全体系文档、环境体系文档。不难看出，一个公司质量管理的好坏，跟质量管理文件设计以及与公司实际情况结合的程度密切相关。制造业企业信息化建设，高效规范管理大量的文档资料是基础，集中存储和管理图文档是前提。

不少企业任被体系文件管理的问题所困

管理成本增加

ISO质量体系对ISO文件管理的要求，需要有专门的部门和人员管理，其他部门协同参与，涉及面广。伴随着企业发展、更多体系的建立及传统管理方式的不可复制性，导致管理难度越来越大，投入的人力、物力不断增加，隐性管理成本也在飞速攀升。

纸质文件浪费量大、版本多、管理混乱

由于质量部不清楚产品流程，对文件份数的控制不够全面，造成频繁大量申请文件的情况，部分文件制作部门同时也是接收部门，造成反复复印、发放，浪费资源。

ISO文件的安全受控

缺乏文件的安全控制，特别是核心机密文件的安全管控、防泄漏
缺乏外来文件/客户敏感文件的有效管控。

ISO文件管理要求难以贯彻执行

ISO文件管理要求的贯彻执行，需要有专门的部门和人员，通过一些有效而便捷的方法，不间断跟踪、调整，从而使各种ISO文件在实际执行中，利于各部门人员的运用，并且在实践中不断修正，使之更利于操作。

管理规范与效率问题

质量部对文件的轻重缓急程度不清楚，当遇到大量文件发放时，相对较急的文件存在不能及时发放的问题。

没有培训管理体系

目前企业的ISO文件培训，都是下发文件给各部门让各部门自行培训。由于缺乏有效的培训工具，培训往往是形式主义，没有做到培训前制定计划、培训后做好总结并保留所有的培训记录的完善培训体系。

风险控制与追溯

对于ISO文件没有进行风险控制与追溯，质量部常常打印大量的文件分发下去，而在时效期过后，由于回收难却没有完全回收，往往造成生产部门在使用过期的文件。

ISO文件常常是经过人工流程进行变更，使用周期较长之后不能追溯ISO文件版本和修改记录，为以后质量问题的追溯造成极大的不便。

缺乏完善的流程监控机制

目前ISO文件管理流程是编制-标准化（排版）-审核-批准-发放（部门盖章）-回收-作废。但由于是纯人工作业，因此没有专人对整个流程过程进行监控。

使用、保管的效率低下

文件发放量较大、较急时，质量部不能及时进行文件回收，只能要求接收部门自行回收、更新。当接收部门没有及时回收、更新，且不能有效的跟踪时，将造成新旧版文件同时存在，有用错文件的风险。

开始云体系文控的流程

做好体系文控的流程

建立系统、全面、编号清晰、易于识别和检索的体系文控系统，保证公司使用的文件均为受控文件。

文件控制

对文件有效版本的控制，有以下五个主要环节：文件目录、文件发放、文件回收、文件隔离、文件安全，从而实现文件受控。

体系台帐

●支持点击文件编号、文件名称可查看体系文件详情

●支持电子表格的数据自定义显示与隐藏

●系统提供目录筛选，可从四种基本属性维度筛选文件

●支持名称检索、编号检索、综合检索、高级检索、全文检索

●支持电子表格表头筛选

过程管理

过程管理不仅仅关注规范性，更注重客户的需求满足和价值创造，以客户的视角引导业务的分析和优化，实现对质量文件的管控。

以流程作为各种体系融合的基础，实现从“多体系分离模式”到“一体化管理架构”的转变，便于执行和管控。

体系发行

●系统支持数据非空、错误校验

●管理员可在流程中配置不同审批阶段审批人需填写的数据

●用户可一键生成文件编码，生成后不可修改

●支持流程中直接关联文件

●支持查看流程的流程节点图

开始云专注于企业内容管理行业，有着16年的产品研发与行业经验，依托强大的技术实力，不仅在体系文控方面给予了制造业客户提供了成熟稳定的产品与服务。同时也在知识库，文件安全交换，档案管理，文件中间件有着自己特有的功能，我们始终保持热忱，坚持产品创新与技术突破，在产品的功能迭代与稳定性方面，不懈努力、不断追求卓越品质，为客户提供持续稳定的服务。