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云时代，如何推进企业文档管理工作？

开始云 2022-09-09 19:00 发表

随着云时代的发展，大数据的裂变，做好文件档案的归档管理，能够及时提供企业所需的第一手资料，做好文档安全信息的安全性，促使企业的健康发展，提高企业的管理水平，也为企业运行机制的监督管理提供了必须的资料，有利于内外部的监督管理。因此，企业文档管理成了企业发展的重要信息资源，但是如何推进、提高企业文档管理工作的业务水平是企业应该重视的一大问题。

这些年，企业文档管理正面临的变化

近年来，企业信息化建设经历着大踏步迈进，已将公司制度、财务、合同、销售、生产等环节管理起来。在这样的情况下，企业文档管理工作也发生着巨大的变化。

文档载体的变化

企业信息化建设促使文档从单一纸质化留存向电子化传递、处理转变。电子文件与纸质、磁盘、光盘相比，能获得更快的传递速度，承载更大的信息容量。同时，电子文件共享、阅读更方便，保存也不再受时间、距离、环境温湿度、防磁性等条件的限制。

企业文档分类的变化

在企业管理的过程中，纸质档案一般被分为人事、产品、会计、合同等档案，但是随着各类信息系统的集成使用，这些文档也逐渐被分散在管理系统中的模块和流程里，类目也随着工作目标随时设立和调整，文档归档类目也更加贴近生产、经营、管理，分类也更详细、科学和规范。

文档保存归档的变化

由于电子文档分散在各信息系统中，工作人员需要进入到企业信息集成系统中去掌握信息的核心部分。文档的保管也不再只是以卷盒和柜架为装具，更多的是经过员工处理过的企业文档信息，再以电子文档的形式保存。

从以上变化来看，加快档案信息自动化系统建设是文档管理工作发展的新趋势。

企业文档管理发展目标及推进

对于一个企业来说，文档管理工作是其必需的日常性工作，是一项看似简单却又非常重要的工作，既是其他工作得以顺利进行的基础，又对整个企业运行起到了必要的监督、保障作用。那么，企业到底该如何推进文档管理工作呢？

企业文档管理信息化战略架构

BOSS的知识管理意识

文档管理的重要性不言而喻，一套文件管理系统，不仅记录着企业现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着企业经营管理和产品开发信息化的过程。因此，身为一个企业的BOSS，要对企业“知识”的重要性有一定高度的认知，要有积极推动“文档管理”落地的意识。

企业文档管理蓝图

提高文档标准化、规范化水平

文档管理标准和规范是一个系统工程，要推进文档信息电子化建设，必须抓好文档标准化、规范化。新上线的文档管理系统在运行的同时，企业应针对该系统的运行制定相应的管理措施，并将具体制度落实到整个工作流程中，明确责任，提出要求，确保系统的顺利运行。

企业文档管理-制度建设

确保数据的真实、及时、完整

无论是企业制度文件、研发文件还是业务方案文件，它们都会随着企业制度、产品或者客户需求的变动而变动。这些文件如不及时更新，就会造成信息数据与实际不符的情况，也会造成信息传递的不一致，不及时而耽误工作进度，或者造成企业损失。那么，企业各部门均要想办法确保信息数据的真实性和及时性，才能充分发挥文档管理的作用。

加强培训，提高业务水平

文件管理系统上线以后，企业一方面要加强文档归档信息电子化的相关业务培训，增强相关工作人员的业务水平；另一方面要改进管理体制，引入激励机制，以激励促活力谋发展。