文档管理：项目管理中最容易被忽视的一环
开始云 2022-04-30 09:41 发表
文档管理是项目管理中非常重要而基础的一环，存在于项目的整个生命周期之中。如果一个项目缺乏文档管理，那么它也就不是一个规范、标准的项目。文档管理在项目开发中占有十分重要的地位和相当大的工作量，高质量、高效率的收集、归纳、分享、管理和保护项目文档，对于提高项目管理水平和项目质量有极其重要的意义。
项目文档管理涉及的范围非常广泛，其具体内容也会根据项目的不同而发生变化。但是，项目管理中会遇到的文档管理问题却是相似的，其解决方案也具有一定的普适性。
如同项目本身一样，项目文档也具有详细的生命周期，一般包括：创建、审批、发布、修改、分发、签收、归档、废止、恢复等环节。对于一个没有规范的文档管理的项目来说，每一个环节都会存在各式各样的问题。
01
文档存储分散，管理者成“灯下黑”
大量的项目文档，要么存储在不同人员的不同电脑里，要么存储在服务器中各个人员“任性”创建的文件夹里，缺乏统一的存储和分类。管理者想要自己找一份具体的项目成果文件？
“对不起，我找找。我也不记得存在哪里去了”
02
文档格式千奇百怪，看内容像看小说
一千个人的眼中会有一千个哈姆雷特。面对不同命名特点、不同书写格式的项目文档，难道也要像看《哈姆雷特》一样去寻找文档中的价值点么？
03
重要文件被修改，责任却追不到人
一个事故，却带来两个不同的问题。为什么文件会被不知名的人员修改？为什么被改之后却找不到责任人？缺乏文档权限管理，让文档失去安全保护；而没有文档操作记录，又无法追究到责任人。怎么办？
04
文件审批流程复杂，别说你已经有OA了
项目管理中使用OA来审批流程已经不再新鲜。但是，面对动辄几十兆上百兆的项目文档、图纸等，传统OA的劣势就凸显了出来。一般来讲，文档在OA流程中均是以附件的形式存在的，附件大小的限制加大了审批的复杂性。难道你要一边用OA走流程，一遍再用邮箱、QQ来发附件？
05
N个邮件群发，只因设计文稿中改了一行字
项目进行中，最怕的就是信息传递不到位。设计改了新版本，而生产却沿用了老版本。要么是信息传达中出现了问题，要么是生产人员用错了版本。不论是哪种问题，其结果都是给项目带来不可挽回的损失。
06
项目结束人就散了，文档跟着也散了
当项目结束，项目组解散了，项目中的许多文档也就跟着“散了”。没有统一的归纳和管理，让项目的许多宝贵经验白白流失。当下次遇到同样的问题和情况时，因为没有具体的经验参考而又要花费不必要的时间与精力去研究解决。
当你作为一个项目的管理者或执行者时，有没有过遇到上述问题的经历？如果有，那么项目文档管理就是解决上述问题的最佳方案。
制定一套完善严谨的文档管理方案将会给项目开发带来怎样的价值呢？
一. 项目管理者可以快速的了解项目的预期目标、开发进度和存在问题。
统一存储配合准确的分类和快速的搜索，让管理者能快速的定位到自己想要得到了信息。
二. 规范文件的命名与分类，让管理效率加倍。
工作不是生活，不需要那么多的个性与特点。为文件设置规范统一的创建、分类方式，使文件的查找和使用都变得简单而高效。
三. 通过文档权限和日志管理来掌控文件的所有动态。
权限管理可以让文档安全多一层保护。操作日志则是项目中所有人员沟通结果、任务进展情况的重要凭证，让责任一目了然。
四. 保护文档的完整性，保证项目的开发质量。
对于项目中已经处于最终版本的文件，不再允许随意修改或删除，采取一定的保护机制和手段来确保文档的完整性，规避文件使用中可能出现的版本错误等风险，让项目质量有据可依。
五. 取代繁琐的文档审批，让流程一步到位。
文档管理不同于传统的OA流程，一切以文件为核心。通过文件来发起流程，再复杂、再庞大的文件也能一步到位。
六. 积累项目的经验教训，让知识成为财富。
“好记性不如烂笔头”，只有具体的文档才能将项目的经验知识一直传递下去。如何管理这一笔财富，文档管理会帮助解决这个问题。
上述可见，在项目中由于文档管理的疏忽所带来的问题是极其普遍的。拥有一套专业的文档管理系统，将会给项目管理带来显而易见的价值。
那么，具体该如何管理好项目文档呢？请期待下期《项目文档管理的方法与手段》。
下一篇：项目文档管理的方法与手段
文档管理：项目管理中最容易被忽视的一环
开始云 2022-04-30 09:41 发表
文档管理是项目管理中非常重要而基础的一环，存在于项目的整个生命周期之中。如果一个项目缺乏文档管理，那么它也就不是一个规范、标准的项目。文档管理在项目开发中占有十分重要的地位和相当大的工作量，高质量、高效率的收集、归纳、分享、管理和保护项目文档，对于提高项目管理水平和项目质量有极其重要的意义。
项目文档管理涉及的范围非常广泛，其具体内容也会根据项目的不同而发生变化。但是，项目管理中会遇到的文档管理问题却是相似的，其解决方案也具有一定的普适性。
如同项目本身一样，项目文档也具有详细的生命周期，一般包括：创建、审批、发布、修改、分发、签收、归档、废止、恢复等环节。对于一个没有规范的文档管理的项目来说，每一个环节都会存在各式各样的问题。
01
文档存储分散，管理者成“灯下黑”
大量的项目文档，要么存储在不同人员的不同电脑里，要么存储在服务器中各个人员“任性”创建的文件夹里，缺乏统一的存储和分类。管理者想要自己找一份具体的项目成果文件？
“对不起，我找找。我也不记得存在哪里去了”
02
文档格式千奇百怪，看内容像看小说
一千个人的眼中会有一千个哈姆雷特。面对不同命名特点、不同书写格式的项目文档，难道也要像看《哈姆雷特》一样去寻找文档中的价值点么？
03
重要文件被修改，责任却追不到人
一个事故，却带来两个不同的问题。为什么文件会被不知名的人员修改？为什么被改之后却找不到责任人？缺乏文档权限管理，让文档失去安全保护；而没有文档操作记录，又无法追究到责任人。怎么办？
04
文件审批流程复杂，别说你已经有OA了
项目管理中使用OA来审批流程已经不再新鲜。但是，面对动辄几十兆上百兆的项目文档、图纸等，传统OA的劣势就凸显了出来。一般来讲，文档在OA流程中均是以附件的形式存在的，附件大小的限制加大了审批的复杂性。难道你要一边用OA走流程，一遍再用邮箱、QQ来发附件？
05
N个邮件群发，只因设计文稿中改了一行字
项目进行中，最怕的就是信息传递不到位。设计改了新版本，而生产却沿用了老版本。要么是信息传达中出现了问题，要么是生产人员用错了版本。不论是哪种问题，其结果都是给项目带来不可挽回的损失。
06
项目结束人就散了，文档跟着也散了
当项目结束，项目组解散了，项目中的许多文档也就跟着“散了”。没有统一的归纳和管理，让项目的许多宝贵经验白白流失。当下次遇到同样的问题和情况时，因为没有具体的经验参考而又要花费不必要的时间与精力去研究解决。
当你作为一个项目的管理者或执行者时，有没有过遇到上述问题的经历？如果有，那么项目文档管理就是解决上述问题的最佳方案。
制定一套完善严谨的文档管理方案将会给项目开发带来怎样的价值呢？
一. 项目管理者可以快速的了解项目的预期目标、开发进度和存在问题。
统一存储配合准确的分类和快速的搜索，让管理者能快速的定位到自己想要得到了信息。
二. 规范文件的命名与分类，让管理效率加倍。
工作不是生活，不需要那么多的个性与特点。为文件设置规范统一的创建、分类方式，使文件的查找和使用都变得简单而高效。
三. 通过文档权限和日志管理来掌控文件的所有动态。
权限管理可以让文档安全多一层保护。操作日志则是项目中所有人员沟通结果、任务进展情况的重要凭证，让责任一目了然。
四. 保护文档的完整性，保证项目的开发质量。
对于项目中已经处于最终版本的文件，不再允许随意修改或删除，采取一定的保护机制和手段来确保文档的完整性，规避文件使用中可能出现的版本错误等风险，让项目质量有据可依。
五. 取代繁琐的文档审批，让流程一步到位。
文档管理不同于传统的OA流程，一切以文件为核心。通过文件来发起流程，再复杂、再庞大的文件也能一步到位。
六. 积累项目的经验教训，让知识成为财富。
“好记性不如烂笔头”，只有具体的文档才能将项目的经验知识一直传递下去。如何管理这一笔财富，文档管理会帮助解决这个问题。
上述可见，在项目中由于文档管理的疏忽所带来的问题是极其普遍的。拥有一套专业的文档管理系统，将会给项目管理带来显而易见的价值。
那么，具体该如何管理好项目文档呢？请期待下期《项目文档管理的方法与手段》。
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